第一条  为保证本会档案的完整，便于查找利用，做好收集、保管等工作，维护文档的完整和安全，特制定本制度。

第二条  本会档案由秘书处负责管理，切实做好档案的收集、分类、整理、归档等工作，保证档案资料的齐全完整，使档案工作达到完整化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

第三条  档案管理的范围包括：行政档案、财务档案、项目档案等。

第四条  行政档案包括：

（一）政府部门及其他单位相关往来文件；

（二）本会的各种制度、文件、制度表格；

（三）以本会名义出具的请示、报告、函复等文件；

（四）专职、兼职人员或申请来本会工作人员的简历、资格证件、劳动合同等相关资料，及笔试和面试资料、结果；

（五）本会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、备忘录、统计报表、合同和协议书等；

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、会议纪要、会议录音、参会名单和签到表等。

第五条  财务档案包括：

（一）本会日常支出财务报销凭证、帐目、审批手续及报表；

（二）预算计划、审计报告、统计报表、财产清册等重要财务文档。

第六条  项目档案包括：合同、协议书、方案、通知、活动记录、利益相关方评价、宣传资料、活动总结、媒体报道等。

第七条  文件柜、档案柜要保持整洁卫生，要定期检查，确保档案资料的完整与安全。

第八条  本会内部档案一律不允许外借。对于本会机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁。

第九条  本会档案妥善保管于本会场所，任何单位、个人不得非法侵占。管理人员调动工作或者离职时，必须与接管人员办清交接手续。

第十条  本制度经二〇二四年一月五日理事会审议通过后生效，由理事会解释。

                         佛山市顺德区混凝土学会

                          二〇二四年一月五日