第一章  总则

第一条  为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据法律法规和《佛山市顺德区混凝土学会章程》，制定本制度。

第二章 印章管理

第二条  秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门。

第三条  本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第四条  秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。

第五条  本会印章使用的审批权限由本会理事会审议核定。

第六条  本会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第七条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。

第八条  本会授权委托书、法定代表人证明书以及关涉本会利益的介绍信、证明书，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

第九条  本会印章遗失、缺损或出现非正常情况无法收回时，经理事会二分之二以上理事表决通过，在登记管理机关所在行政区域公开发行的报刊声明作废，向登记管理机关申请补领，并循正当渠道向公安机关申请刻制新印章。如被个人非法侵占，应通过法律途径要求返还。

第三章  文件管理制度

第十条  本会及秘书处行文应编文号。

以本会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，需加盖本会印章。

第十一条  秘书处对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第十二条  文件收发执行登记制度，由秘书处专人负责。

各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

第十三条  每年本会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第四章  附则

第十四条  本制度经二〇二四年一月五日理事会审议通过后生效，由理事会解释。

                                                                        佛山市顺德区混凝土学会

                             二〇二四年一月五日